Es klingt so einfach: Aus einer Warenwirtschaft X sollen die Rechnung in der Buchhaltung Y verbucht werden.

Nehmen wir als Beispiel eine Office Line Warenwirtschaft und eine DATEV Buchhaltung. Theoretisch klingt dies ganz banal: Rechnungen übergeben und in DATEV verbuchen.

Doch ganz so einfach ist das nicht, wenn man bei beiden Systemen ein wenig mehr “unter die Haube” schaut.

Dazu muss man sich verschiedene Bereiche ansehen:

  • Aufbau des Kontenrahmen
  • Länge der Konten (Kontokorrent- und Sachkonten)
  • Kostenstellen und Kostenträger
  • Steuercodes und allgemein die Handhabung von Mehrwertsteuer
  • Arbeitsweise der Offenen Posten Buchhaltung
  • Mahnwesen
  • Aufbau von Adressen
  • Handhabung von Anlagen und deren Abschreibungen

Nun ist zum Glück nicht alles relevant, wenn es nur um die Verbuchung von Rechnungen geht, aber auch da sind bereits zahlreiche Differenzen zu berücksichtigen.

DATEV Kontenrahmen im Vergleich zum Sage Kontenrahmen

Sage verwendet im Standard einen Buchstaben, um verschiedene Konten zu unterscheiden. So beginnen Debitoren mit einem D, Kreditoren mit einem K und Sachkonten mit einem S. Die Länge der Konten spielt keine Rolle. So können beispielsweise Kreditoren 5-stellig sein (K + 5 Stellen), Debitoren 7-stellig und Sachkonten 5-stellig. Das mag z.B. der Fall sein, wenn im Unternehmen viele Kunden bedient werden, aber nur relativ wenige Lieferanten.

Bei DATEV dagegen haben Debitoren und Kreditoren eine gleiche Anzahl an Stellen, und Sachkonten eine Stelle weniger als die Kontokorrentkonten. Debitoren und Kreditoren werden durch Nummernkreise unterschieden.

Wenn man die Sage Office Line nicht zufällig “DATEV-konform” eingerichtet hat, kann ein solcher Umstand schon dazu führen, dass eine Übergabe an DATEV nicht ganz so leicht wird und man ggf. beim sogenannten “Mapping” von Konten mit den Einstellmöglichkeiten der Sage Office Line an seine Grenzen kommt.

Buchungslogik, Aufbau des Buchungsjournals

Die Sage Office Line ermöglicht es, eine Buchung aufzuteilen, Kostenstellen und Kostenträger selektiv nach Konten abzufragen.

DATEV erwartet pro Buchungszeile ein Konto und ein Gegenkonto. Eine Aufteilung wird durch mehrere Buchungszeilen realisiert, wobei beim Einsatz von Kostenstellen und Kostenträger auch pro Zeile je eine Kostenstelle bzw. einen Kostenträger erwartet wird.

Was also in der Sage Office Line auf mehrere Tabellen aufgeteilt wird, muss bei einer DATEV Übergabe in einzelne Zeilen “verdichtet” werden. So kann eine einzelne Rechnung bei einer Übergabe an DATEV auch schnell mal 10-20 Buchungszeilen erzeugen.

Automatikkonten und Transformation von Steuerschlüsseln

Die Steuerschlüssel in der Sage Office Line sind mehr oder weniger willkürlich festgelegt. Bei DATEV sind die Steuerschlüssel vorgegeben. Hat man also in Sage z.B. den Steuerschlüssel 101 für den vollen Mehrwertsteuersatz im Inland, so wird bei DATEV eine “90” vor das Konto gestellt. Eine Buchung auf das Erlöskonto 8400 würde also durch Verwendung des Kontos “908400” realisiert. Dies gilt aber nur, sofern das Konto 8400 in DATEV nicht als Automatikkonto geschlüsselt wurde. In diesem Fall dürfte das Konto nur mit steuerpflichtigen Umsätzen zum vollen Satz bebucht werden, und zwar ohne vorangestellten Steuerschlüssel “90”.

Es bedarf also einer Konfiguration, ob ein Sage Konto in DATEV als Automatikkonto geschlüsselt wurde oder nicht. Die Sage DATEV Schnittstelle verwendet dafür ein Kennzeichen im Sachkontenstamm.

SAP Buchhaltung und andere

Will man eine SAP Buchhaltung an die Sage Office Line anbinden, so sind auch hier spezielle Buchungszeilen zu generieren, und der Aufbau der SAP Logik zu berücksichtigen. Gleiches gilt für andere Buchhaltungssysteme, die ggf. beim Steuerberater oder externen Buchhaltungsbüros im Einsatz sind.

Fazit

Je nach benötigter Buchhaltungsschnittstelle ist somit eine Analyse vorzunehmen, welche Daten benötigt und verwendet werden, so dass eine Übergabe entsprechend umgesetzt werden kann.

Dabei sind die vorgenannten Faktoren zu berücksichtigen.

Es empfiehlt sich, eine Buchhaltungsschnittstelle zu umzusetzen, dass die verwendeten Szenarien abgebildet werden, und bei Überschreiten der definierten Grenzen ein Abbruch mit einer entsprechenden Fehlermeldung erfolgt.

Das Risiko einer Buchhaltungsschnittstelle besteht darin,

  • falsche Datensätze (z.B. wegen falscher Steuerkonvertierung) oder
  • unvollständige Datensätze (z.B. wegen nicht definierter Kontentransformation)

zu übergeben. Hierfür sind entsprechende Plausibilitätsprüfungen zu implementieren.

Daher ist es dringend anzuraten, ein solches Projekt nicht von buchhalterisch unerfahrenen Entwicklern / Systempartnern durchführen zu lassen, sondern auf in diesem Bereich erfahrene Entwickler zurückzugreifen.

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